Se ha solicitado a este Servicio un pronunciamiento sobre el formato en que puede conservarse la documentación de respaldo proveniente de rendiciones de gastos de los trabajadores.
I.- ANTECEDENTES
De acuerdo con su presentación, una empresa y sus filiales, sociedades constituidas en Chile que se dedican principalmente a la fabricación de insumos y a la prestación de servicios a clientes de la minería y desarrollo de obras civiles en general, como medida para mejorar la eficiencia, agilidad y seguridad de las rendiciones de gastos que realizan los trabajadores y colaboradores de las compañías, busca implementar un sistema digital, mediante el cual, de manera remota y desde cualquier dispositivo con acceso a internet, se pudieren realizar las solicitudes de fondos, aprobaciones y rendiciones correspondientes.
Este sistema mantendría un registro de las solicitudes realizadas, y, también, almacenaría en formato digital, tanto las rendiciones de gastos, como la documentación de respaldo de las mismas. De esta forma tanto la empresa como sus filiales podrán mantener de forma ordenada toda la documentación de respaldo referente a estos gastos, evitando así el riesgo de pérdida que tienen los documentos físicos, especialmente, tratándose del caso vouchers, boletas u otros comprobantes, cuya tinta se desvanece con el transcurso del tiempo.
Describe a continuación el sistema que desde la solicitud de fondos, hasta la aprobación de la rendición efectuada por el trabajador y su debida contabilización. Es decir a través de este sistema se podrá realizar la solicitud de provisión de fondos necesarios para que el empleado pueda desarrollar las actividades encomendadas por la empresa, la cual una vez aprobada se contabilizará como un “fondo por rendir”.
Posteriormente, los empleados al momento de hacer la rendición correspondiente adjuntarán fotografías legibles o copias digitales de las respectivas boletas, vouchers, comprobantes de pago o cualquier otro documento que de fe de los gastos en los que incurrió. Esta rendición presentada, será aprobada o rechazada por la jefatura correspondiente, para lo cual se revisará tanto que la solicitud se encuentre debidamente respaldada con las representaciones digitales subidas al sistema así como que se trate de desembolsos efectivamente utilizados para la realización de la actividad encomendada por la empresa. Finalmente, una vez dada la aprobación a la rendición de gastos presentada, el sistema procederá a la debida contabilización de estos gastos.
Luego de referirse a la política corporativa de la empresa respecto del procedimiento de rendición de gastos, y de la política corporativa de viajes y gastos de representación señala que, el sistema digital de rendición de gastos, así como las políticas corporativas mencionadas serán aplicables a todos los empleados de la empresa, independiente del cargo y funciones que éstos ejerzan.
Tras citar los artículos 17 del Código Tributario, 31 de la Ley sobre Impuesto a la Renta (LIR) y 2° de Ley N° 19.799, solicita ratificar los criterios de este Servicio en cuanto que:
1) El sistema digital de rendición, respaldo y registro de gastos que la empresa busca implementar, permite acreditar los gastos efectuados por los trabajadores y colaboradores de la empresa.
2) La imagen o representación digital de los comprobantes y respaldos de gastos son válidos para su acreditación, en la medida que tengan la debida correspondencia con la contabilidad de la empresa.
II.- ANÁLISIS
Conforme al inciso primero del artículo 31 de la LIR la renta líquida afecta al impuesto de primera categoría se determina deduciendo todos los gastos siempre que se acrediten o justifiquen en forma fehaciente ante el Servicio.
Luego, la presentación de boletas de ventas y servicios o facturas en la correspondiente instancia de fiscalización no es necesariamente suficiente para acreditar o justificar la efectividad de un gasto. Es decir, no basta que los desembolsos estén incorporados en el sistema digital al que se refiere su presentación para que tales sumas sean aceptadas como gasto tributario1.
Con todo, la no presentación de boletas de ventas y servicios o facturas para respaldar los gastos en que ha incurrido un contribuyente no es suficiente para considerar dichos gastos como no acreditados si, al mismo tiempo, existen otros antecedentes que dan cuenta de la efectividad del gasto.
Precisado lo anterior y respecto de la acreditación, este Servicio ha resuelto que, conforme al artículo 21 del Código Tributario, para los efectos del inciso primero del artículo 31 de la LIR, los gastos podrán acreditarse y justificarse mediante todos los medios de prueba legales, en tanto resulten fehacientes.
Finalmente, respecto del sistema propuesta, y de acuerdo a la jurisprudencia administrativa sobre la materia3, es posible respaldar los desembolsos con imágenes digitales de los comprobantes de gasto, en tanto guarden la debida correspondencia con los gastos que se encuentren pagados o adeudados, los libros de contabilidad y otros medios probatorios.
III.- CONCLUSIÓN
Conforme lo expuesto precedentemente y respecto de lo consultado se reitera lo expresado por este Servicio en el sentido que un sistema digital de rendición, respaldo y registro permite acreditar los gastos efectuados por los trabajadores y colaboradores de la empresa.
La imagen o representación digital de los comprobantes y respaldos de gastos son válidos para su acreditación, en la medida que tengan la debida correspondencia con la contabilidad de la empresa y siempre que se dé cumplimiento a los demás requisitos legales para la deducción de todo gasto.
Saluda a usted,
FERNANDO BARRAZA LUENGO
DIRECTOR
Oficio N° 2002 del 04-08-2021
Subdirección Normativa Depto. de Impuesto Directos