I.-INTRODUCCIÓN
Esta Circular tiene por objeto impartir instrucciones relativas a la forma en que los contribuyentes pueden comparecer ante este Servicio, dejando sin efecto la Circular 54 de 2002 que regulaba la materia, con el fin de consolidar las instrucciones existentes al respecto, en un solo documento que permita a contribuyentes y funcionarios una consulta expedita y completa.
Cabe señalar que lo instruido mediante este documento es plenamente concordante con la interpretación normativa contenida en la Circular N°12 de 2021.
Por comparecencia se entiende el acto de una persona de presentarse ante otra, sea espontáneamente, sea en virtud de llamamiento o intimación de una autoridad, para la práctica de una actuación administrativa.
Ahora bien, una persona, y específicamente un contribuyente, puede presentarse de dos formas ante el Servicio de Impuestos Internos, a saber: personalmente o representado por un tercero. Resultando posible, en ambos casos, que dicha comparecencia sea presencial o por medios electrónicos.
La comparecencia personal se refiere exclusivamente a personas naturales, toda vez que las personas jurídicas y otras agrupaciones sin personalidad jurídica sólo pueden actuar mediante sus representantes.
II . INSTRUCCIONES SOBRE LA MATERIA
1. COMPARECENCIA ANTE EL SERVICIO DE IMPUESTOS INTERNOS.
Un contribuyente puede comparecer ante el Servicio personalmente o representado.
1.1. Comparecencia personal
El contribuyente comparece personalmente cuando se presenta en persona para actuar a nombre propio.
El Código Tributario no se refirió entre sus reglas generales a la comparecencia personal, pues esta resulta natural y evidente.
Cabe señalar que, si bien en términos generales es facultativo comparecer personalmente, existen ciertas actuaciones que por su naturaleza requieren necesariamente de la presencia personal del contribuyente, por lo que en tales casos no será admisible comparecer mediante representante. Entre tales actuaciones y sin que la enumeración sea taxativa pueden mencionarse:
– Cuando un contribuyente persona natural deba declarar sobre hechos personales, como la firma contenida en la declaración, sólo podrá comparecer válidamente el contribuyente citado (Artículo 34 del Código Tributario).
– Cuando un técnico o asesor deba atestiguar respecto de una declaración en cuya confección o preparación hubiere intervenido personalmente. (Artículo 34 del Código Tributario)
– Cuando, una persona natural deba declarar bajo juramento sobre hechos, datos o antecedentes de cualquiera naturaleza relacionados con terceras personas. (Inciso octavo del artículo 60 del Código Tributario)
El Código Tributario permite la comparecencia personal de los contribuyentes, ya sea de manera presencial en la oficina del Servicio que corresponda, o remotamente a través de medios electrónicos, toda vez que conforme a lo dispuesto en el artículo 4° bis, inciso 1° de la Ley Orgánica del Servicio de Impuestos Internos, este puede relacionarse directamente con los contribuyentes y éstos con el Servicio, a través de medios electrónicos, entendiendo por tales aquellos que tienen capacidades eléctricas, digitales, magnéticas, inalámbricas, ópticas, electromagnéticas u otras similares. Los trámites y actuaciones que se realicen a través de tales medios producirán los mismos efectos que los trámites y actuaciones efectuados en las oficinas del Servicio o domicilio del contribuyente.
Con la finalidad de fomentar el uso de herramientas tecnológicas por parte de los contribuyentes para acceder a los servicios disponibles en su sitio web, con el objetivo de facilitar a los contribuyentes un acceso seguro a los servicios que se proveen a través del sitio web institucional, se han establecido los procedimientos adecuados para la obtención, recuperación y cambio de la clave tributaria y administración de representantes electrónicos a través de la Resolución Exenta N° 25 de 1 de marzo de 2021.
1.2. Comparecencia ante el Servicio de Impuestos Internos por medio de un representante.
El artículo 9 del Código Tributario acepta y reconoce expresamente la comparecencia por medio de representante o mandatario.
Así, conforme al artículo 9° del Código Tributario cuando una persona actúa por cuenta de un contribuyente debe contar con facultades de representación para ello, ya sea que dicha representación emane de la ley o de la sola voluntad del contribuyente, y en este último caso
las facultades del mandatario deben constar por escrito, sea en papel o en documentos electrónicos debidamente suscritos por el poderdante.”
La representación es una institución del Derecho por la cual “lo que una persona ejecuta a nombre de otra, estando facultada por ella o por la ley para representarla, produce respecto del representado iguales efectos que si hubiese contratado él mismo”. (Artículo 1448 del Código Civil).
Doctrinariamente se ha definido la representación como aquella institución jurídica en virtud de la cual los efectos de un acto que celebra una persona que actúa a nombre o en lugar de otra, se radican en forma inmediata y directa en esta última, como si ella personalmente lo hubiera celebrado.
Así, el representante es quien celebra el acto jurídico a nombre o en lugar de otra persona; o recibe una declaración de voluntad en nombre e interés ajenos. Por su parte el representado es la persona en quien se radican los efectos del acto ejecutado por el representante.
En atención a que el poder de representación puede emanar de la ley o de la voluntad del interesado, la representación se clasifica en legal y en voluntaria o convencional.
Por su parte, para fines tributarios, el legislador en el artículo 8° N° 6 del Código Tributario, señala que se entiende como “representante”, a “los guardadores, mandatarios, administradores, interventores, síndicos, liquidadores y cualquiera persona natural o jurídica que obre por cuenta o en beneficio de otra persona natural o jurídica.”
A) Representación legal
La representación legal o necesaria, como también se llama, supone que una persona se encuentra en la imposibilidad jurídica de ejercer por sí sola la autonomía privada, careciendo, por lo mismo, de la aptitud para disponer de los intereses que se encuentran dentro de su órbita jurídica.3 Así, están obligadas a actuar mediante un representante legal los «incapaces» como lo son los menores de edad (salvo menores adultos, en lo que respecta a su peculio profesional), los interdictos por demencia, los sordomudos que no pueden darse a entender por escrito y los disipadores de sus bienes declarados en interdicción. En tal sentido, el artículo 43 del Código Civil dispone: “Son representantes legales de una persona el padre o la madre, el adoptante y su tutor o curador”. Del mismo modo, el artículo 130 de la Ley N° 20.720 sobre Insolvencia y Reemprendimiento dispone que al liquidador de quiebras le corresponde la administración de los bienes del deudor o empresa deudora, según corresponda.
B) Representación voluntaria
La representación voluntaria o convencional, a diferencia de la legal, surge exclusivamente como consecuencia de un acto voluntario del interesado, que otorga poder o faculta a otra persona para que actúe a su nombre. Supone, en consecuencia, la más amplia libertad del interesado para decidir, en primer término, si actúa o no personalmente; y, en caso de optar por actuar representado, para escoger la persona del representante, así como también las facultades que a éste se le atribuyen. La representación puede tener origen en un acto jurídico unilateral, en un contrato, o en un cuasicontrato.
Dentro de la representación voluntaria podemos encontrar las siguientes figuras:
– Mandato: es “un contrato en que una persona confía la gestión de uno o más negocios a otra, que se hace cargo de ellos por cuenta y riesgo de la primera. La persona que confiere el encargo se llama comitente o mandante; y la que lo acepta, apoderado, procurador, y en general, mandatario» (Artículo 2116 del Código Civil). Este contrato genera obligaciones recíprocas entre las partes que lo celebran y por su naturaleza, incluye la facultad de representación del mandatario de la persona del mandante. Por excepción, el mandante puede excluir expresamente la facultad de ser representado por su mandatario y, en tal caso, este último actuará a nombre propio.
– Poder: Se confiere poder cuando una persona (poderdante) mediante un acto jurídico unilateral autoriza a otra (apoderado) para que la obligue directamente respecto de terceros en los actos y contratos que la segunda ejecute o celebre a nombre de la primera. No requiere aceptación y no genera obligaciones recíprocas entre las partes.
– Agencia oficiosa4: Sin perjuicio de lo señalado en el párrafo primero, la legislación tributaria permite la actuación mediante agencia oficiosa, que tiene lugar cuando una persona ejecuta un acto a favor de otra sin tener poder ni mandato para tal efecto, de manera que la validez de ese acto queda sujeta a la ratificación del representado. Se encuentra reconocida en el artículo 9 de Código Tributario, al disponer que el Servicio aceptará la representación sin que se acompañe o pruebe el título correspondiente, pero podrá exigir la ratificación del representado o la prueba del vínculo dentro del plazo de diez días.
3. ACTUACIONES ANTE EL SERVICIO POR MEDIO DE REPRESENTANTES
El citado artículo 9° inciso primero Código Tributario en su parte inicial establece la regla general sobre esta materia al disponer que “toda persona natural o jurídica que actúe por cuenta de un contribuyente deberá acreditar su representación. El mandato no tendrá otra formalidad que la de constar por escrito”.
De esta manera, constituye una obligación para quien actúe como representante de otro, acreditar la existencia de la representación con el título que corresponda, el que debe constar por escrito, sea en un medio físico o electrónico. Asimismo, en materia tributaria sólo pueden actuar como representantes5 las personas naturales y jurídicas, excluyendo de esta posibilidad a agrupaciones sin personalidad jurídica como las comunidades.
Por otra parte, el inciso 2° del mismo artículo 9° dispone que «el Servicio aceptará la representación sin que se acompañe o pruebe el título correspondiente, pero podrá exigir la ratificación del representado o la prueba del vínculo dentro del plazo de diez días, bajo apercibimiento de tener por no presentada la solicitud o por no practicada la actuación correspondiente».
Esto significa que, para el evento en que concurra ante el Servicio una persona atribuyéndose la calidad de representante de un tercero, se aceptará la representación invocada, sin perjuicio que el Servicio pueda exigir la ratificación del acto por el representado o la prueba del título.
La ratificación se define como «el acto mediante el cual el interesado por sí hace eficaz el acto que ha sido concluido en su nombre, o como se suele decir, se apropia los efectos del acto».
Conforme al artículo 9° del Código Tributario, es posible distinguir dos situaciones con respecto a la comparecencia de los contribuyentes a través de representante:
a. Representante comparece sin acreditar su título por escrito:
En esta situación tiene aplicación el inciso 2° del citado artículo 9° del Código Tributario, conforme al cual el Servicio debe aceptar la representación invocada.
Sin embargo, se exigirá que el representante acredite su calidad de tal, acompañando el título respectivo, o a través de la ratificación del acto por el representado, dentro del plazo de 10 días hábiles, bajo el apercibimiento de tener por no presentada la solicitud o por no practicada la actuación correspondiente.
La ratificación de la representación o mandato es relevante para los efectos de radicar las actuaciones administrativas ante el Servicio en las personas a cuyo nombre se ejecutan, evitando que éstas puedan desconocerlas posteriormente.
El término de diez días que ha fijado el legislador es de días hábiles de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 10 del CT y se computará en la forma establecida en dicha norma.
Ahora bien, a fin de dar aplicación a lo dispuesto en el inciso segundo del artículo 9°, se instruye que deberá constar, por escrito y de manera explícita, que se ha exigido a la persona que comparece señalando ser representante o mandatario de un contribuyente, que el representado ratifique lo actuado por ésta, o que se acompañe el documento en que conste su poder o mandato, dentro del término de diez días, consignándose que tal requerimiento se hace bajo apercibimiento legal de tener por no presentada la solicitud o por no practicada la actuación. Dicho requerimiento deberá ser notificado, en el mismo acto, a la persona que ha comparecido ante el Servicio invocando alguna de las calidades antes anotadas.
En aquellos casos en que el representante, apoderado o mandatario comparece expresando verbalmente ser el representante de un tercero, sin portar documento alguno en que conste su título, se entenderá debidamente ratificada la actuación o acreditado el título en virtud del cual actúa cuando:
– Se presente la persona del representado en el Servicio para ratificar la actuación del representante mediante declaración escrita firmada ante ministro de fe de la Unidad del Servicio en que se hubiere ejecutado la actuación, o bien;
– Cuando el representante acompañe un documento electrónico suscrito mediante firma electrónica avanzada otorgada por alguno de los prestadores acreditados de servicios de certificación, o un escrito autorizado ante Notario, u Oficial del Registro Civil en los lugares donde no hubiere Notario Público, en que el representado ratifique lo obrado en su nombre por un tercero.
Finalmente, cabe indicar que, una vez efectuada la ratificación, sus efectos se retrotraen a la fecha en que se presentó la solicitud o se practicó la actuación respectiva.
Sin perjuicio de lo anterior, en casos calificados el Servicio puede disponer que el representante acredite su carácter de tal antes de ejecutar el acto, bajo el apercibimiento de tener por no ejecutada la actuación.
b. Representante comparece con título que consta por escrito, pero en el cual las firmas no fueron suscritas mediante firma electrónica avanzada, otorgada por alguno de los prestadores acreditados de servicios de certificación8, ni aparecen autorizadas por Notario Público u Oficial del Registro Civil en su defecto, o funcionario ministro de fe del Servicio.
En esta situación, si bien la representación consta por escrito, no se acreditó ante el Servicio la autenticidad de las firmas estampadas en él, mediante firma electrónica avanzada otorgada por alguno de los prestadores acreditados de servicios de certificación, o bien porque las firmas no fueron autorizadas ante Notario Público, u Oficial del Registro Civil en su defecto, o ante funcionario del Servicio que revista la calidad de ministro de fe.
Atendido lo anterior, para validar la actuación el representado deberá comparecer personalmente ante la Unidad correspondiente del Servicio dentro del plazo de diez días otorgado, exhibiendo el documento o los documentos respectivos, bajo el apercibimiento de tener por no presentada la solicitud o por no practicada la actuación correspondiente
c. Representante comparece acreditando la representación por escrito, en el cual la firma del poderdante o del mandante, respectivamente, se consignan en documento electrónico suscrito mediante firma electrónica avanzada otorgada por alguno de los prestadores acreditados de servicios de certificación, o aparecen autorizadas ante Notario u Oficial del Registro Civil en su defecto, o ante funcionario del Servicio:
En este caso se tendrá por acreditada la representación y, además, cabe considerar debidamente certificado que el escrito fue suscrito por quienes se mencionan como partes, así los efectos de las actuaciones realizadas por el representante se radican en la persona representada, de acuerdo a las normas generales sobre la materia.
Sin perjuicio de lo señalado en los literales precedentes, los representantes podrán presentar una copia digitalizada de documentos cuyo formato original no sea electrónico, caso en el cual deberán declarar la autenticidad y conformidad de la copia digitalizada con el documento en soporte papel original. No obstante, el solicitante deberá conservar el documento en soporte papel cuya copia digitalizada fuese presentada, el cual podrá ser requerido en cualquier momento por este Servicio, salvo que contenga un mecanismo de autenticación, como un código de barra, código de validación u otro. Para cotejar la autenticidad y conformidad de los documentos en soporte de papel y sus copias digitalizadas, se podrá requerir al representante, contribuyente o a quien corresponda, los antecedentes adicionales que se estimen necesarios para estos efectos. Toda infracción a la autenticidad y conformidad de las copias digitalizadas respecto a los documentos originales en soporte papel hará incurrir en las responsabilidades correspondientes y serán aplicables aquellas sanciones que determine la ley, según sea el caso.
4. EXTENSIÓN DE LAS FACULTADES DE REPRESENTACIÓN EN EL ÁMBITO ADMINISTRATIVO.
La extensión de las facultades del apoderado o mandatario para representar a un contribuyente dependerá de los términos en que se confiera el título respectivo.
En tal sentido, cabe distinguir:
a. Representación conferida para actuaciones específicas: En estos casos las facultades deben encontrarse expresamente señaladas en el título respectivo.
Conforme a lo anterior, el contribuyente puede designar un representante, limitando sus facultades para actuaciones específicas, como presentación de declaraciones, aviso de modificación de antecedentes, etc., casos en los cuales la representación, poder o mandato conferido sólo será válido para esas precisas actuaciones, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 14 del Código Tributario.
b. Representación general para las actuaciones ante el Servicio: En estos casos el título respectivo habilita al representante para actuar en tal carácter en todas las actuaciones administrativas, sin limitación.
Ya sea que se trate de facultades especificas o generales para representar un contribuyente se deberán revisar la o las cláusulas en la cual se haga referencia a las atribuciones conferidas al representante, apoderado o mandatario, toda vez que las actuaciones que realice una persona excediendo las facultades conferidas en el título que se haga valer ante el Servicio, son inoponibles al contribuyente representado, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 14 del Código Tributario.
Corresponde además señalar que independiente de la especialidad o generalidad con que se otorgue el poder o mandato, resulta necesario que este contenga las menciones mínimas que permitan individualizar e identificar correctamente las materias del encargo o negocio encomendado.
5. COMPARECENCIA DE PERSONAS NATURALES
Para comparecer ante el Servicio de Impuestos Internos las personas naturales deben acreditar su identidad, salvo que se trate de personas naturales, a quienes, de acuerdo a la ley, no procede que se les otorgue cédula de identidad, pero desarrollan actividades para las que se encuentran legalmente habilitados y que sean susceptibles de generar impuestos.
Estas últimas, deberán identificarse necesariamente con su E-RUT de acuerdo con el artículo 4°, letra c), en concordancia con el artículo 10 del Decreto con Fuerza de Ley N° 3 de 1969, sobre Reglamento del Rol Único Tributario.
Del mismo modo, la persona natural podrá actuar mediante un mandatario, apoderado o representante que dé cuenta por escrito de sus facultades para representar a dicha persona natural, de acuerdo a lo señalado anteriormente en esta circular.
Por otra parte, se debe considerar que existen personas naturales que sólo pueden comparecer ante el Servicio a través de un representante legal, en cuanto no les asiste la capacidad de ejercer válidamente sus derechos, lo que deberá acreditarse de acuerdo con el tipo de incapacidad que se trate. Entre estas podemos mencionar:
a. Los menores de edad, con excepción de los menores adultos en lo respecta al ejercicio de las facultades de administración de su peculio profesional.
b. Los dementes.
c. Los interdictos por disipación de sus bienes.
d. Los sordomudos que no pueden darse a entender por escrito.
e. El deudor en insolvencia, cuyo representante es el liquidador, de acuerdo con lo dispuesto en la ley N° 20.720.
Tratándose de la comparecencia personal de un contribuyente en oficinas del Servicio, le será exigible acreditar su identidad, exhibiendo su cédula nacional de identidad o cédula de identidad para extranjeros o pasaporte en caso de ser extranjero.
En caso de la comparecencia electrónica, los contribuyentes deberán acreditar su identidad mediante el uso de clave tributaria o clave única en el sitio web www.sii.cl, de acuerdo a las instrucciones vigentes sobre la materia.
6. COMPARECENCIA DE PERSONAS JURÍDICAS.
Las personas jurídicas se definen legalmente como personas ficticias, capaces de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles, y de ser representadas judicial y extrajudicialmente (artículo 545 inciso primero del Código Civil).
Para determinar la forma de comparecencia de las personas jurídicas ante el Servicio de Impuestos Internos, se debe distinguir las clases de personas jurídicas que considera nuestro ordenamiento jurídico.
i. Representación de corporaciones y fundaciones.
Las corporaciones y las fundaciones de beneficencia pública son personas jurídicas que, como tales, sólo pueden comparecer y actuar representadas por una o más personas naturales.
Conforme a lo dispuesto en los artículos 551 y 563 del Código Civil, estas entidades son representadas por las personas a quienes un acuerdo de la corporación o la fundación, hayan conferido esa facultad.
De manera que la persona que comparezca ante el Servicio en representación de una corporación o fundación para el cumplimiento de una actuación administrativa, debe exhibir el título en que conste su calidad de representante, en sus estatutos o en acuerdo especial adoptado por sus miembros, en el cual se le confiere el carácter de representante.
Ahora bien, podría ocurrir también que el representante de la corporación o fundación, confiera poder o designe mandatario para comparecer ante el Servicio, caso en el cual este último debe exhibir ambos títulos, vale decir, el que le confiere la calidad de apoderado o mandatario del representante de la corporación o fundación y el del representante legal de la corporación o fundación.
ii. Representación de sociedades.
Conforme al artículo 2059 del Código Civil, las sociedades pueden ser civiles o comerciales. Son sociedades comerciales las que se forman para negocios que la ley califica de actos de comercio y las otras son sociedades civiles.
Ahora bien, ambos tipos de sociedades forman personas jurídicas distintas de los socios individualmente considerados y son contribuyentes que como tales, pueden comparecer ante el Servicio.
Sin embargo, para determinar la correcta comparecencia de una sociedad hay que distinguir el tipo de sociedad de que se trata, para lo cual se sigue la clasificación de la legislación que distingue entre sociedades colectivas, sociedades de responsabilidad limitada, sociedades en comandita, sociedades por acciones y sociedades anónimas.
a) Sociedades colectivas.
En conformidad con el artículo 2071 del Código Civil la representación de una sociedad colectiva, sea esta civil o comercial, recae en el o los socios a quienes se les haya confiado en el contrato de sociedad o un acto posterior unánimemente acordado. De manera que, tratándose de una sociedad de esta naturaleza el representante debe acreditar su título acompañando copia de los estatutos o del acto posterior en que conste su designación como representante.
El título en que constare la representación determinará no sólo la o las personas en que recae, sino también la extensión de sus facultades.
Es posible que se designe más de una persona como administrador de la sociedad. Para este evento, el artículo 2076 del Código Civil dispone que «si la administración es conferida, por el contrato de sociedad o por convención posterior, a dos o más de los socios, cada uno de los socios podrá ejecutar por sí solo cualquier acto administrativo, salvo que se haya ordenado otra cosa en el título de su mandato». Esto significa que en caso que una sociedad colectiva designe como representantes a dos socios, los actos que individualmente y en su carácter de tales ejecute cada uno de ellos tendrán plena validez como actos de la sociedad, salvo que expresamente se haya ordenado otra cosa en el título de su mandato, como cuando se estipula que la administración recae conjuntamente en dos o más socios o cuando expresamente se prohíbe a dos personas designadas representantes a actuar separadamente. En este último caso sólo se considerará válida la actuación realizada por ambos representantes.
Por otra parte, cuando no se ha estipulado que la administración de este tipo de sociedades recaiga en uno o algunos de los socios, específicamente, se entiende que cada uno de los socios ha recibido de los otros el poder de representar la sociedad, según lo dispuesto en el artículo 2081 del Código Civil. En tal sentido, para cumplir con la obligación de acreditar el título de la representación, el Servicio aceptará dos formas de comparecencia: a) la del socio que acredite su calidad de tal, acompañando copia autorizada de los estatutos de la sociedad; o b) la de una persona que acredite habérsele conferido facultades de representación por todos los socios o por la sociedad, en la forma que prescriba la ley.
b) Sociedades de responsabilidad limitada
Las sociedades de responsabilidad limitada son todas aquellas en que los socios declaran responder hasta el monto de sus aportes de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 2 de la ley N° 3.918.
En cuanto a la forma en que deben comparecer ante el Servicio, rigen las normas e instrucciones referidas a las sociedades colectivas.
c) Sociedades en comandita.
Sociedad en comandita es la que se celebra entre una o más personas que prometen llevar a la caja social un determinado aporte, y una o más personas que se obligan a administrar exclusivamente la sociedad por sí o sus representantes y en su nombre particular.
Los primeros son los denominados socios comanditarios y los segundos reciben el nombre de socios gestores.
En las sociedades en comandita la administración de la sociedad recae precisamente en los socios gestores, razón por la cual son indefinida y solidariamente responsables de todas las obligaciones y pérdidas de la sociedad (artículo 483 del Código de Comercio) y, en cuanto a la administración y representación, les rigen las normas aplicables a las sociedades colectivas.
d) Empresa Individual de Responsabilidad limitada.
De conformidad a lo dispuesto en la ley N° 19.857, las Empresas Individuales de Responsabilidad Limitada (EIRL) son personas jurídicas, formadas exclusivamente por una persona natural, con patrimonio propio y distinto al del titular, que realizan actividades de carácter netamente comercial (no de actividades de segunda categoría). Las EIRL están sometidas a las normas del Código de Comercio, cualquiera sea su objeto, pudiendo realizar toda clase de operaciones civiles y comerciales, excepto las reservadas por la ley a las Sociedades Anónimas (S.A.).
En cuanto a la forma en que deben comparecer ante el Servicio, corresponde señalar que la EIRL es representada por su titular o quien éste faculte para el cargo, sea a través de mandato o mediante los propios estatutos sociales.
e) Sociedades anónimas y sociedades por acciones.
Sobre el particular, cabe señalar que de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 424 del Código de Comercio, las sociedades por acciones en silencio del estatuto social y de las disposiciones del código del ramo, se regirán supletoriamente, por las normas aplicables a las sociedades anónimas cerradas.
En el ámbito administrativo, la sociedad anónima es representada por el directorio consagrado en sus estatutos, según se desprende de lo dispuesto en el artículo 40 de la Ley N° 18.046 sobre Sociedades Anónimas, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 14 del Código Tributario en materia de notificaciones. No obstante, el directorio puede conferir poder o designar como mandatarios a una o más personas, sea para actuar conjunta o separadamente, caso en el cual se debe aceptar la comparecencia de ellas en representación de la sociedad anónima.
iii. Representación de las asociaciones gremiales.
Las asociaciones gremiales son organizaciones constituidas en conformidad a la ley, que reúnen personas naturales, jurídicas o ambas, con el objeto de promover la racionalización, desarrollo y protección de las actividades que les son comunes, en razón de su profesión, oficio o rama de la producción o de los servicios, y de las conexas a dichas actividades comunes. (artículo 1° del Decreto Ley N° 2.757 de 1979).
Conforme a lo establecido en el artículo 9° del Decreto Ley N° 2.757 de 1979, la representación judicial y extrajudicial de las asociaciones gremiales recae en el presidente del directorio designado como tal en los estatutos o por un acuerdo posterior, sin perjuicio de la facultad del presidente de delegar el poder o designar mandatarios o representantes.
iv. Representación de organizaciones comunitarias.
Según lo dispuesto en el artículo 4° de la Ley 19.418, sobre Juntas de Vecinos y demás Organizaciones Comunitarias, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado se contiene en el Decreto Supremo N° 58, de 1977, del Ministerio del Interior, la representación judicial y extrajudicial de las juntas de vecinos y de las organizaciones comunitarias corresponde a su presidente, sin perjuicio de su facultad de delegar el poder o designar mandatario.
v. Representación de las cooperativas.
En el ámbito administrativo, por aplicación del artículo 24 de la Ley General de Cooperativas, contenida en el DFL N°5 de 2003, la representación de las cooperativas recae en el Consejo de Administración, que debe ser elegido por una Junta General de Socios. Ante el Servicio deben presentarse conjuntamente las personas que conforman el Consejo de Administración o aquella en quien han delegado la representación.
vi. Representación de las Municipalidades.
Conforme al artículo 63 letra a) de la Ley N° 18.965, ley Orgánica Constitucional de Municipalidades, cuyo texto se encuentra refundido en el DFL N° 1 de 2006, el alcalde tiene la representación judicial y extrajudicial de la Municipalidad, sin perjuicio de su facultad de conferir poder o designar mandatario a un tercero para que lo represente.
7. COMPARECENCIA DE ENTES SIN PERSONALIDAD JURÍDICA Y SOCIEDADES DE HECHO.
i. Asociación o cuentas en participación.
Cuando dos o más personas toman interés en una o muchas operaciones mercantiles, que sólo ejecuta uno de ellos en su solo nombre y bajo su crédito personal y con la obligación de rendir cuenta y dividir con sus asociados las ganancias o pérdidas en la proporción convenida, estamos ante un contrato de asociación o cuentas en participación conforme al artículo 507 del Código de Comercio.
Con respecto a la comparecencia de una asociación o cuentas en participación, se debe advertir que no son sociedades y no gozan de personalidad jurídica. Por lo mismo, para todos los efectos legales ante terceros el gestor debe ser considerado como único dueño del negocio y presentarse ante el Servicio en tal carácter, según se desprende del artículo 28 del Código Tributario, que dispone expresamente que “el gestor de una asociación o cuentas en participación y de cualquier encargo fiduciario, será responsable exclusivo del cumplimiento de las obligaciones tributarias referente a las operaciones que constituyan el giro de la asociación u objeto del encargo….”
Todo lo anterior, sin perjuicio de la facultad del gestor de entregar la representación a un tercero mediante poder o mandato debidamente otorgado.
ii. Comunidades.
Las comunidades son entidades sin personalidad jurídica conformadas por dos o más personas que poseen bienes en común, como ocurre por ejemplo con la comunidad hereditaria sobre los bienes de una persona formada al momento de su fallecimiento.
Las comunidades deben comparecer ante el Servicio representadas por todos sus comuneros.
Sin perjuicio de lo anterior, será también admisible que todos y cada uno de los comuneros confieran poder a uno o algunos de ellos o a un tercero.
iii. Sociedades de hecho.
Las sociedades de hecho son aquellas que pretendieron ser una sociedad formal con todos los requisitos y solemnidades previstos en el derecho común, pero por falta o incumplimiento de alguno de estos requisitos no llegan a tener la calidad de sociedad de derecho.
Entre ellas debemos distinguir dos tipos, para los efectos de determinar su comparecencia, a saber:
– Sociedad de hecho que conste de escritura pública o de instrumento reducido a escritura pública o protocolizado: Respecto de esta clase de sociedades de hecho, en el artículo 357 del Código de Comercio se les reconoce personalidad jurídica y en tal circunstancia el Servicio aceptará como representante a quien o a quienes figuren como tales en su estatuto de constitución o en un acta posterior. En caso de que no se contenga esta designación, aceptará su comparecencia representada por los socios, o por el socio o tercero designado como apoderado común en acto posterior.
– Sociedad de hecho que no conste de escritura pública o de instrumento reducido a escritura pública o de instrumento protocolizado: En cuanto a este tipo de sociedades de hecho, el inciso 2° del artículo 356 del Código de Comercio las reconoce con la naturaleza jurídica de comunidades. De manera que se aplican a su respecto las instrucciones sobre comparecencia administrativa señaladas precedentemente.
iv. Trusts.
Corresponde a las relaciones jurídicas creadas de acuerdo a normas de derecho extranjero, sea por acto entre vivos o por causa de muerte, por una persona en calidad de constituyente o «settlor», mediante la trasmisión o transferencia de bienes, los cuales quedan bajo el control de un «trustee» o administrador, en interés de uno o más beneficiarios o con un fin determinado.
Se encuentra regulado en la letra b) del N° 2 del artículo 33 bis del Código Tributario y en la Resolución EX. SII Nº 125 de 30 de septiembre de 2020.
En caso de que el trust como sujeto de derecho u obligaciones tributarias, deba comparecer ante el Servicio, deberá hacerlo a través de su Trustee o administrador conforme a las estipulaciones del mismo y a las disposiciones de derecho extranjero que correspondan.
v. Fondos de Inversión
De acuerdo a lo dispuesto en la ley Nº 20.712, los Fondos de Inversión son considerados como patrimonios de afectación integrados por aportes realizados por partícipes destinados exclusivamente para su inversión en los valores y bienes que esta ley permita, administrados y representados legalmente por la sociedad administradora especial cuyo objeto exclusivo es la administración de recursos de terceros, y esta sociedad administradora es representada , conforme a lo ya indicado en el literal ii del capítulo 6 de la presente instrucción.
8. NORMAS ESPECIALES EN MATERIA DE NOTIFICACIONES
A. Notificación de personas naturales.
Independientemente de la forma que se utilice para notificar una actuación del Servicio, si la persona a quien se notifica es una persona natural, ella debe individualizarse con precisión en el documento en que se materialice la notificación, indicando su nombre completo, domicilio, Cédula Nacional de Identidad o Cédula de Identidad para Extranjeros o pasaporte según corresponda.
Ahora bien, si una persona natural tiene un representante legal o ha designado apoderado o mandatario para que lo represente en las actuaciones ante el Servicio, la notificación debe dirigirse a la persona del representante legal, apoderado o mandatario, utilizando los medios de notificación establecidos por su representado.
Con respecto a la notificación al representante del contribuyente, se debe tener presente la disposición contenida en el inciso tercero del artículo 9° del Código Tributario que establece que la persona que actúe ante el Servicio como administrador, representante o mandatario del contribuyente, se entenderá facultada para ser notificada a nombre de éste mientras no haya dado aviso conforme a lo dispuesto en el artículo 68 del Código Tributario.
B. Notificación de personas jurídicas.
En el caso de las actuaciones del Servicio que deban notificarse a las personas jurídicas ya analizadas (corporaciones, fundaciones, sociedades y otras personas jurídicas), la notificación debe efectuarse dirigiendo la comunicación respectiva a la persona autorizada como representante para actuar y comparecer a nombre de ellas, de acuerdo al inciso tercero del artículo 9° del Código Tributario. De manera que, será plenamente válida la notificación realizada al representante que conste en los registros del Servicio, si no hay constancia de la extinción del título de la representación mediante la forma indicada en Capítulo 9 de estas instrucciones.
Respecto de las personas jurídicas, el artículo 14 del Código Tributario consagra una norma especial para resguardar el principio de certeza jurídica de las actuaciones del Servicio. Conforme a la citada norma, el gerente o administrador de sociedades o cooperativas o el presidente o gerente de personas jurídicas, se entenderán autorizados para ser notificados a nombre de ellas, en cuanto hubieren sido debidamente informados de acuerdo al artículo 68 del mismo cuerpo legal, no obstante, cualquiera limitación establecida en los estatutos o actos constitutivos o fundacionales de dichas personas. Esta disposición importa que cualquiera limitación o exclusión que se establezca en los estatutos o actas constitutivas respecto de las facultades de las personas indicadas para ser notificadas a nombre de la entidad, no será oponible al Servicio ni invalidará la notificación.
C. Notificación de comunidades.
Cuando se deba notificar de una actuación del Servicio a una comunidad o a una sociedad de hecho que no goce de personalidad jurídica, de acuerdo con la norma del artículo 357 del Código de Comercio, se deben distinguir dos situaciones:
i. La comunidad o sociedad de hecho ha designado válidamente a una persona como representante ante el Servicio: En este caso la notificación debe dirigirse a la persona del apoderado o mandatario en su carácter de representante de la respectiva comunidad o sociedad de hecho. Además, tendrá aplicación la disposición del inciso tercero del artículo 9° del Código Tributario, de manera que la persona registrada en el Servicio como representante de la comunidad o de la sociedad de hecho, se entenderá facultada para ser notificada en su nombre mientras no haya constancia de la extinción del título de la representación mediante aviso de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 68 del Código Tributario.
ii. La comunidad o sociedad de hecho no ha designado una persona como representante ante el Servicio: En este caso, la representación recae conjuntamente en todos los comuneros o socios de hecho, por lo cual la notificación debe dirigirse a todos ellos en nombre de la comunidad o sociedad de hecho.
Por lo mismo, cuando deba contarse un plazo desde la fecha de la notificación, se entenderá que ésta se encuentra perfecta cuando se efectúe al último de los comuneros o socios.
9. EXTINCIÓN DEL TITULO DE LA REPRESENTACIÓN.
Para determinar cuándo se extingue el título de la representación de una persona para realizar actuaciones ante el Servicio, debemos distinguir tres situaciones:
a) Facultades de representación otorgadas para ejecutar una o algunas actuaciones específicas:
Cuando en el título respectivo conste que la representación se ha conferido para ejecutar una o algunas actuaciones determinadas (vgr. para concurrir a una citación de comparecencia en día y hora determinada o para efectuar una declaración específica), el título de la representación se extingue precisamente con el desempeño del encargo para el cual fue otorgada.
De esta manera, si a una persona se le ha conferido facultades para, por ejemplo, concurrir en representación de otra a interponer una reposición administrativa voluntaria y su completa tramitación, ese poder no lo habilitará para concurrir como representante en actuaciones administrativas de otra naturaleza o incluso interponer una nueva reposición administrativa voluntaria posterior.
b) Facultades de representación otorgadas hasta un determinado plazo:
En este caso la representación tiene vigencia sólo por el plazo señalado en el título respectivo.
c) Facultades de representación otorgadas en términos amplios para asumir la representación de una persona en forma genérica y por un plazo indefinido:
En este caso el título se extingue por las causales señaladas en el Código Civil. Entre ellas las de mayor ocurrencia son:
i. Revocación del poderdante o mandante.
ii. Renuncia del mandatario.
iii. Muerte del poderdante o mandante o del apoderado o mandatario.
Ahora bien, en caso de verificarse alguna causal de extinción del poder o mandato, conforme a lo dispuesto en el inciso final del artículo 9° del Código Tributario, los actos que ejecute el apoderado o mandatario en su carácter de tal, obligan al representado con el Servicio, en tanto no se haya dejado constancia de la extinción del título de la representación,
CESE DE LA REPRESENTACIÓN INFORMADA POR EL REPRESENTANTE O MANDATARIO.
El inciso final del artículo 9° del Código Tributario establece la posibilidad que el representante legal o mandatario informe al Servicio que ha cesado o se han extinguido sus facultades de representación, para lo cual podrá dar aviso de ello, comunicándolo en la Oficina del Servicio que corresponda a su domicilio o a través del sitio web del Servicio, mediante la presentación de una Petición Administrativa, adjuntando todos los antecedentes o documentos que respalden dicha solicitud.
Los antecedentes que el interesado debe adjuntar a la petición administrativa serán los siguientes, según sea el caso:
1. Aviso de término o extinción de mandato:
El interesado deberá adjuntar el instrumento en el cual conste la constitución del mandato y los documentos que acrediten el término o extinción de este. Si dichos documentos no existieren, o fuere imposible acompañarlos, el solicitante deberá adjuntar una declaración jurada simple donde conste la identidad de su mandante, los antecedentes del mandato en virtud del cual actuaba, la razón del cese del mandato indicando si la causal corresponde a renuncia, revocación u otra causal legal y la fecha del cese. Deberá acompañar además una imagen digitalizada de su cédula de identidad por ambos lados.
2. Aviso de extinción de representación:
2.1. En el caso de personas jurídicas será necesario acompañar la escritura o estatuto social respectivo en el que conste su representación, así como también la escritura de modificación social en la que se modifique la cláusula relativa a la administración de la sociedad y se revoquen las facultades de representación al interesado, además de adjuntar la copia de la inscripción de dicha escritura en el Registro de Comercio, junto con la publicación en el Diario Oficial del extracto respectivo, o la constancia en el Registro donde consten tales datos según corresponda. Al igual que en el caso anterior, el interesado deberá acompañar una imagen digitalizada de su cédula de identidad por ambos lados.
2.2. En el caso de representantes legales de personas naturales, que están obligadas por ley a actuar mediante un representante legal o curador, el solicitante deberá presentar la documentación que dé cuenta de su nombramiento como representante o curador, conjuntamente con aquella documentación que acredite la extinción legal o judicial de dicha representación.
2.3. En el caso de comunidades y entes sin personalidad jurídica, será necesario acompañar el documento donde conste el poder suscrito mediante firma electrónica avanzada o ante notario o instrumento privado en el que conste su representación, así como también el documento modificatorio en que dicho poder es revocado.
Si los antecedentes acompañados por el interesado son considerados suficientes, se accederá a la solicitud, registrando la gestión realizada en su carpeta tributaria con indicación de los documentos acompañados y la fecha del trámite. Conjuntamente se comunicará mediante correo electrónico y sitio personal al mandante o contribuyente al que ha dejado de representar, informando de la gestión realizada, instando a estos contribuyentes a actualizar su información de conformidad a lo dispuesto en el artículo 68 del Código Tributario.
En aquellos casos en que se informe el cese de la representación, además se comunicará mediante correo electrónico y sitio personal al nuevo representante individualizado en la documentación acompañada por el antiguo representante o aquel que conste en documentos o antecedentes en poder de este Servicio, instándolo a actualizar la información de su representada de conformidad a lo dispuesto en el artículo 68 del Código Tributario.
Si los antecedentes acompañados junto a la petición no son suficientes para acreditar la extinción del mandato o el cese de la representación, se requerirá al interesado para que, en un plazo de cinco días hábiles, subsane la falta o acompañe los documentos respectivos, indicándole que, si así no lo hiciere, se tendrá por desistida su petición o se emitirá una resolución denegatoria según corresponda.
El aviso o actuación efectuada fuera de los plazos establecidos en el artículo 68 del Código Tributario será sancionado conforme a la primera parte del N°1 del artículo 97 del mismo cuerpo legal.
III. VIGENCIA
La presente Circular entrará en vigencia desde su fecha de emisión y deroga la Circular 54 de 2002.
Fernando Barraza Luengo
DIRECTOR