Se ha solicitado a este Servicio un pronunciamiento sobre la posibilidad de acreditar los gastos de una empresa mediante los respaldos digitalizados de los respectivos comprobantes.
I.- ANTECEDENTES
Una empresa cuyo objeto es el desarrollo de herramientas para la transformación digital ha liberado al mercado un instrumento que permite la digitalización del proceso de rendición de gastos, que beneficiará a las empresas para propiciar condiciones para el teletrabajo, asegurar la entrega oportuna de los respaldos ante fiscalizaciones del Servicio, reducir los plazos de reembolso, evitar incurrir en gastos en transporte y almacenamiento de los papeles, y la pérdida de vouchers, boletas y otros comprobantes en papel, producto del paso del tiempo.
Mediante esta herramienta las empresas clientes entregan a sus colaboradores accesos, ya sea vía sus celulares inteligentes o mediante un sitio web, para tomar una fotografía del comprobante, completar un formulario con los antecedentes que respaldan los gastos y solicitar su aprobación, pudiendo algunos ser rechazados. Todo gasto aprobado pasará a ser contabilizado y registrado según el marco legal vigente y, finalmente, se pagará el reembolso al colaborador por el monto aprobado.
Las imágenes quedan respaldadas en carpetas organizadas por empresa, período contable y rendición de gastos, permitiendo una rápida recuperación en caso de solicitudes administrativas de auditoría o de otra naturaleza, que la empresa (cliente) así lo requiera.
Los colaboradores que interactúan con la rendición de gastos tienen acceso a su detalle con herramientas que le permiten hacer zoom de la imagen para validar que lo detallado en el formulario guarda relación con la imagen que los respalda.
Con los antecedentes que expone, solicita que se confirme lo siguiente:
1) Que la herramienta que digitaliza las rendiciones de gastos complementa los sistemas de contabilidad que deben llevar los contribuyentes, circunscrito a lo establecido en el artículo 17 del Código Tributario.
2) Que los gastos que el colaborador declare en una rendición, incurridos por la naturaleza del desarrollo de sus labores, ya sea, voucher de tarjetas de débito y crédito, boletas, comprobantes de peaje y otros tributariamente válidos, se puedan respaldar en formato digital (fotografía). Esto fundado en el criterio aplicado en los Oficios N° 2917 de 2019 y N° 1645 de 2020.
II.- ANÁLISIS
Si bien este Servicio no es competente para impartir normas contables, es posible señalar que, desde el punto de vista tributario, el sistema de respaldo de gastos que describe sirve como elemento de acreditación de los gastos señalados, sin perjuicio de cumplir lo instruido al efecto por este Servicio en pronunciamientos anteriores, tratándose de los reembolsos de gastos.
En cuanto a la posibilidad de respaldar los comprobantes de gasto con imágenes digitales, resultan plenamente aplicables a esta consulta los criterios contenidos en el Oficio N° 2917 de 2019 y 1645 de 2020, los que son de su conocimiento y se dan por reproducidos.
De esta forma, se cumple el estándar exigido por la ley, en tanto los documentos electrónicos guarden la debida correspondencia con los gastos que se encuentren pagados o adeudados, los libros de contabilidad y otros medios probatorios.
Lo anterior, no permite excluir del examen, el cumplimiento de los demás requisitos legales, para la deducción de todo gasto, requisitos que están sujetos a verificación en la respectiva instancia de fiscalización.
III.- CONCLUSION
Se reitera lo señalado en anteriores pronunciamientos sobre la materia; y, por lo tanto, en relación a sus consultas, se indica lo siguiente:
1) La herramienta que permite la rendición de gastos descrito en su presentación constituye, desde el punto de vista tributario, un elemento que permite acreditar los gastos efectuados por los trabajadores y colaboradores de las empresas.
2) Por consiguiente, los gastos que efectúen los trabajadores se puedan respaldar en formato digital, por lo que los archivos de imágenes de los comprobantes son válidos como respaldo complementario a la contabilidad y a los otros registros obligatorios que debe llevar el contribuyente; siempre que constituyan un fiel e íntegro reflejo del documento original en papel. Saluda a usted,
FERNANDO BARRAZA LUENGO
DIRECTOR
Oficio N° 2696 del 23-11-2020
Subdirección Normativa
Depto. de Impuesto Directos