Se ha solicitado un pronunciamiento sobre la validez, frente a las normas de la Ley sobre Impuesto a la Renta, de la utilización de imágenes digitales para efectos de acreditar los gastos y pagos efectuados por los colaboradores y trabajadores de una empresa.
I.- ANTECEDENTES
De acuerdo con su presentación, en la actualidad el sistema de rendición de gastos de los trabajadores y colaboradores de una compañía, una sociedad filial en Chile de una empresa internacional (XXXXX), se realiza a través del envío por parte de éstos de los respaldos físicos de los gastos (boletas, comprobantes de pago, etc.).
Dicho sistema de acreditación de pagos ha generado diversos inconvenientes, como la tardanza en el proceso de aprobación de las rendiciones, dificultades en la conservación de los respaldos recibidos, por su cantidad y dificultad de almacenamiento, legibilidad de ciertos respaldos por su antigüedad, capacidad de respuesta de la compañía frente a eventuales revisiones de estos respaldos por parte del Servicio.
Con el propósito de subsanar las dificultades señaladas, la compañía se encuentra proyectando un sistema electrónico de rendición de gastos, que resulte lo más simple posible tanto para los colaboradores y trabajadores, así como para la compañía, y que satisfaga los requerimientos legales y reglamentarios de la autoridad.
De acuerdo a este sistema, cuando una gerente de desarrollo o un trabajador administrativo incurra en algún tipo de gasto que deba ser rendido, deberá enviar, a través de una aplicación especial, una imagen digital del mismo (fotografía que cumpla condiciones mínimas de calidad y legibilidad), junto con su descripción, que permita justificar el gasto incurrido.
Una vez recibida la rendición de gastos y sus comprobantes, se produciría la aprobación de las cuentas que cumplan los requisitos legales y con ello se terminaría el proceso, pudiendo este ser eventualmente rechazado.
Luego, se conservarán las imágenes de los respaldos en carpetas digitales, las que permitirán una fácil búsqueda de la información asociada a cada rendición, en caso de requerimiento de la administración. Asimismo, se registrarán las rendiciones de gastos en la contabilidad de la compañía, en cuentas especiales. Agrega que esto no implicará sustituir la contabilidad ni los registros auxiliares, que son obligatorios de acuerdo a la legislación vigente.
Expuesto lo anterior, solicita confirmar lo siguiente:
1) Que el sistema de rendición de gastos descrito sirve como respaldo complementario de la contabilidad y de los demás registros obligatorios que debe llevar el contribuyente, al tenor de lo establecido en el artículo 17 inciso segundo del Código Tributario.
2) Que los gastos rendidos de esa forma se pueden respaldar a través de imágenes digitales de todo tipo de comprobantes, que fehacientemente den cuenta de los gastos incurridos, lo que incluye comprobantes de pago con tarjetas de crédito, comprobantes de pago con tarjetas de débito, boletas, y cualquier otro documento que tenga validez tributaria, para dar fe del gasto incurrido, aplicando el criterio del Oficio N° 2917 de 2019, específicamente en relación con las imágenes digitales de comprobantes de compras con tarjetas de crédito.
II. ANÁLISIS
Si bien este Servicio no es competente para impartir normas contables, es posible señalar que, desde el punto de vista tributario, el sistema de respaldo de gastos que describe sirve como elemento de acreditación de los gastos señalados, sin perjuicio de cumplir lo instruido al efecto por este Servicio en pronunciamientos anteriores1 tratándose de los reembolsos de gastos, de haberlos.
En cuanto a la posibilidad de respaldar los comprobantes de gasto con imágenes digitales, resultan plenamente aplicables a esta consulta los criterios contenidos en el Oficio N° 2917 de 2019, los que son de su conocimiento y se dan por reproducidos.
De esta forma, se cumple el estándar exigido por la ley, en tanto los documentos electrónicos guarden la debida correspondencia con los gastos que se encuentren pagados o adeudados, los libros de contabilidad y otros medios probatorios.
Lo anterior, no permite excluir del examen, el cumplimiento de los demás requisitos legales, para la deducción de todo gasto, requisitos que están sujetos a verificación en la respectiva instancia de fiscalización.
III. CONCLUSION
1) El sistema de rendición de gastos descrito en su presentación constituye, desde el punto de vista tributario, un elemento para acreditar los gastos efectuados por los trabajadores y colaboradores.
2) Los archivos de imágenes de los comprobantes de gastos son válidos como respaldo complementario a la contabilidad y los otros registros obligatorios que debe llevar el contribuyente.
Saluda a usted,
FERNANDO BARRAZA LUENGO
DIRECTOR
Oficio N° 1645 del 13-08-2020
Subdirección Normativa Depto. de Impuesto Directos