De acuerdo con su presentación, consulta si la documentación que adjunta en los voucher contables de ingresos y gastos de la empresa se puede llevar en forma digital, de acuerdo al Oficio N° 678 de 2021, considerando su volumen, con el objeto de tener un importante ahorro en papel y bodegas.
Al respecto se informa que efectivamente se ha admitido la posibilidad de respaldar los desembolsos con imágenes digitales de los comprobantes de gasto, siempre que mantengan la adecuada correspondencia con los gastos pagados o adeudados, los libros de contabilidad que deba llevar el contribuyente conforme a las normas del artículo 17 del Código Tributario y otros medios probatorios.
Lo anterior, por cierto, no excluye el cumplimiento de los demás requisitos legales para la deducción de todo gasto, los que podrán ser verificados en la respectiva instancia de fiscalización.
En el presente caso, no se vislumbran inconvenientes para aplicar el referido criterio, de suerte que los comprobantes físicos de los gastos que se adjuntan a los voucher (comprobantes contables) de la empresa, podrán ser llevados mediante una imagen o representación digital siempre que constituyan un fiel e íntegro reflejo del documento original. Estos documentos podrán acreditar un gasto, siempre que tengan la debida correspondencia con la contabilidad y se cumpla con lo señalado en el párrafo precedente.
En relación a los comprobantes de los ingresos de la empresa, adjuntos a los recibos contables, estos podrán ser llevados en documentos digitales en la medida que constituyan un fiel e íntegro reflejo del documento físico. Estos documentos digitales deberán mantener la adecuada correspondencia con los ingresos percibidos o devengados según los registros contables respectivos.
Lo expresado, en cuanto a respaldar en documentos digitales la documentación asociada a ingresos y gastos, es concordante con la implementación del expediente electrónico establecido en el N° 16 del artículo 8° del Código Tributario, donde se lleva el registro electrónico de escritos y documentos que pueda aportar un contribuyente en los procedimientos administrativos relacionados con la fiscalización y las actuaciones ante este Servicio, antecedentes que podrán acompañarse en juicio en forma digital y tendrán valor probatorio conforme a las reglas generales, según establece la misma norma citada.
HERNÁN FRIGOLETT CÓRDOVA
DIRECTOR
Oficio N° 2228, de 17.08.2023
Subdirección Normativa
Depto. de Impuesto Directos