Por medio de la presentación identificada en el antecedente se ha requerido un pronunciamiento respecto de la aceptación como “válidos” de los mandatos (“poderes”) firmados digitalmente en los procedimientos efectuados ante este Servicio. En forma adicional, solicita una aclaración acerca de la exigencia de acompañar, en casos de firma electrónica, una copia de la cédula de identidad, así como de la necesidad de que la firma sea avalada ante notario.
Sobre el particular cabe recordar que para los efectos que interesan, la “comparecencia” es el acto de un contribuyente de presentarse ante la autoridad del Servicio, sea espontáneamente, sea en virtud de llamamiento o intimación de ésta para la práctica de una actuación administrativa. Ahora bien, dicho contribuyente puede comparecer de dos formas ante el Servicio de Impuestos Internos; a saber: personalmente o representado por un tercero, resultando posible, en ambos casos, que dicha comparecencia sea presencial o por medios electrónicos. La opción de comparecencia personal se refiere exclusivamente a personas naturales, toda vez que las personas jurídicas y otras agrupaciones sin personalidad jurídica sólo pueden actuar mediante sus representantes.
Con respecto de la comparecencia a través de un representante, el artículo 9 del Código Tributario la acepta y reconoce expresamente. Así, conforme a dicha norma, cuando una persona actúa por cuenta de un contribuyente debe contar con facultades de representación para ello, ya sea que dicha representación emane de la ley o de la sola voluntad del contribuyente, y en este último caso las facultades del mandatario deben constar por escrito, sea en papel o en documentos electrónicos debidamente suscritos por el poderdante.
De la lectura de la normativa contenida en el Código Tributario y en la Circular SII N°4, de 2022, anteriormente referida, puede concluirse que los documentos que contienen mandatos, otorgados en formato digital y suscritos con firma electrónica que se presenten en cualquier trámite que deba realizarse ante el Servicio de Impuestos Internos tienen la misma validez, real y jurídica que un documento en papel, y sólo deberá estarse a la naturaleza del documento y a las partes que han intervenido en su elaboración o suscripción para determinar el mérito probatorio del instrumento de se trata.
En este aspecto, a fin de salvaguardar el interés fiscal y los derechos del contribuyente en quien se radicarán los efectos del acto de que se trate, el Servicio debe verificar que el documento en el cual consta el mandato que se esgrime en el caso particular sea auténtico, íntegro y fidedigno.
A este fin, resulta pertinente distinguir las diversas situaciones en que el Servicio puede encontrarse ante la presentación, en una gestión administrativa, de un documento (físico o electrónico) que contiene un “mandato”:
a) Mandato, rubricado en forma ológrafa ante Ministro de fe competente: De conformidad con lo que prevé el artículo 1700 del Código Civil, este documento hace fe de su fecha, de la participación efectiva de quienes aparecen otorgándolo y del hecho de haberse efectuado las declaraciones que en él se contienen.
Respecto de su fidedignidad el documento por sí solo no posee mérito probatorio. Luego, para llegar a determinar el grado de convicción que pueda atribuirse a las declaraciones contenidas en aquél, debemos recurrir a principios generales de derecho conforme a los cuales, en principio, cabe presumir la veracidad de tales declaraciones. En efecto, si bien por sí solo el documento no demuestra la existencia del acto jurídico que en él se consigna, constituye la base de una presunción que podría llevar a probarlo si se une a otra u otras presunciones que, sumadas, adquieren los caracteres de gravedad, precisión y concordancia que exige el inciso segundo del artículo 1712 del Código Civil para generar una prueba plena.
En este sentido, el instrumento suscrito ante Ministro de fe posee una ventaja respecto de aquellos que no tienen esa condición, pues además de la presunción de autenticidad que nace de toda declaración, la certidumbre acerca de su fecha, otorgamiento y contenido, dan lugar a una serie de indicios que apreciados por el ente revisor, pueden llegar a configurar, dependiendo de las circunstancias particulares del caso, convicción acerca de la verdad de las declaraciones hechas en el documento por la parte que lo presenta.
Por lo mismo, en principio estos documentos serán aceptados por el Servicio, salvo que por existir antecedentes que desvirtúen tales presunciones se considere pertinente requerir la ratificación del poderdante en los términos que permite el artículo 9° del Código Tributario.
b) Mandato otorgado por documento público rubricado con Firma Electrónica Avanzada: debe señalarse en este punto, que de conformidad con lo que dispone el artículo 4° de la Ley 19.799 “los documentos electrónicos que tengan la calidad de instrumento público, deberán suscribirse mediante firma electrónica avanzada.”.
Respecto del mérito probatorio de éstos, el N° 1 del artículo 5° del mismo cuerpo legal establece que “Los documentos electrónicos podrán presentarse en juicio y, en el evento de que se hagan valer como medio de prueba, habrán de seguirse las reglas siguientes: 1.- Los señalados en el artículo anterior, harán plena prueba de acuerdo con las reglas generales, y”.
De lo anterior, se concluye que a los documentos públicos suscritos con Firma Electrónica Avanzada le son aplicables los mismos razonamientos expuestos en el literal a) precedente respecto de su validez, mérito probatorio y aceptabilidad en el procedimiento administrativo de que se trate.
c) Documento privado suscrito en forma hológrafa ante Ministro de Fe: En el caso que el interesado acompañare al trámite de que se trate un documento privado suscrito ante un Ministro de Fe (por actuación voluntaria, no requerida por el Servicio), se podrá dar mérito probatorio al mismo respecto de su fecha de otorgamiento, de la real participación de las partes que dicen haber obrado en el otorgamiento de aquel y del hecho de haber efectuado éstas las declaraciones que en él se contengan.
Respecto de la veracidad de tales declaraciones el documento por sí sólo no hace prueba, pero por las mismas razones consignadas en la letra a) precedente, podría llegar a presumirse tal veracidad.
De esta forma, el documento será aceptado, salvo que por existir antecedentes que obsten a aceptar su autenticidad, integridad o fidedignidad, se considere necesario requerir la ratificación del poderdante en los términos que faculta el artículo 9 del Código Tributario.
d) Documento privado suscrito con Firma Electrónica Avanzada: Al efecto, el N° 2 del artículo 5° de la Ley 19.799 señala que los documentos privados “en cuanto hayan sido suscritos con firma electrónica avanzada, tendrán el mismo valor probatorio señalado en el número anterior. Sin embargo, no harán fe respecto de su fecha, a menos que ésta conste a través de un fechado electrónico otorgado por un prestador acreditado.”
De dicha norma se sigue que estos documentos hacen prueba de su fecha, sólo si cuentan con fechado electrónico otorgado por prestador autorizado (time stamping).
Luego, su mérito probatorio se rige por el mismo razonamiento señalado en el literal a) precedente, si poseen el tipo de fechado indicado. Si no lo poseen, no tendrán mérito probatorio respecto de esta circunstancia y la presunción de veracidad de las declaraciones que en el mismo se contienen es de un peso menor.
Así, en el caso que el documento posea time stamping, será aceptado en los mismos términos que el documento tratado en la letra a) precedente. Si no lo posee y no se demuestra su fecha en forma indubitada, o existen antecedentes que le resten mérito probatorio respecto de su autenticidad, integridad o fidedignidad, el Servicio requerirá la ratificación del poderdante en los términos que faculta el artículo 9 del Código Tributario.
e) Documento privado suscrito con firma hológrafa, sin la presencia de un Ministro de Fe: En este caso el documento carece de mérito probatorio para acreditar su fecha, la participación de las partes que se dice haberlo otorgado, así como de la circunstancia de haber efectuado aquellas las declaraciones que en el mismo se contienen.
Respecto de la verdad de estas declaraciones, los indicios existentes carecen de los caracteres de gravedad, precisión y multiplicidad necesaria para conformar una presunción sobre esta materia.
Luego, en estos casos, el Servicio requerirá la ratificación del poderdante en los términos que le permite el artículo 9° del Código Tributario.
f) Documento privado suscrito con Firma Electrónica Simple: Respecto de este tipo de documentos, el párrafo segundo del N° 2 del artículo 5° de la ley 19.799, señala que “En el caso de documentos electrónicos que posean la calidad de instrumento privado y estén suscritos mediante firma electrónica, tendrán el valor probatorio que corresponda, de acuerdo a las reglas generales.”
Así, debe concluirse que tal documento carece de mérito probatorio para acreditar su fecha, la participación de las partes que se dice haberlo otorgado, así como de la circunstancia de haber efectuado aquellas las declaraciones que en el mismo se contienen.
Luego, en estos casos, el Servicio requerirá asimismo la ratificación del poderdante en los términos que le permite el artículo 9° del Código Tributario
Finalmente, respecto de la necesidad de exhibir la cédula de identidad del poderdante, ello corresponde a efecto de verificar la identidad dé éste y a la vez, dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 10 bis del reglamento del RUT, contenido en el Decreto con Fuerza de Ley N° 3, de 1969, del Ministerio de Hacienda.
A su vez, sobre la necesidad de “avalar” firmas con el atestado de un Notario, salvo en aquellos casos que dicha actuación se encuentre exigida por la ley o el reglamento, este Servicio no exige que los documentos sean suscritos con la intervención de un Ministro de Fe. Ello, por supuesto, no obsta a que los contribuyentes, voluntariamente, opten por hacerlo de esa forma para los fines pertinentes al mérito probatorio del documento de que se trate.
HERNÁN FRIGOLETT CÓRDOVA
DIRECTOR
Oficio N° 3188 de 27.12.2023
Subdirección Jurídica
Depto. de Asesoría Jurídica