Sumario
Este Servicio no ve inconveniente jurídico para que un mismo sistema electrónico satisfaga la función de control de acceso, además de control de asistencia y gestor de documentación laboral electrónica, en la medida que la solución final se ajuste a las condiciones señaladas en el presente informe.
Mediante su presentación de antecedente, solicita un pronunciamiento jurídico de este Servicio, acerca de la posibilidad de que una misma solución (Compuesta de software y hardware) pueda ser utilizada de manera compartida por diferentes empresas.
A mayor abundamiento, indica que se trata de una solución informática que permitiría crear, firmar y gestionar documentación laboral electrónica, cumplir la función de un sistema de registro y control de asistencia y, además, actuar como herramienta de control de acceso.
Sobre el particular, cumplo con informar a Ud. que esta Dirección ha señalado recientemente, mediante Ord. N°4028 de 01.08.2018, que no se visualizan reparos jurídicos en la situación planteada, en cuanto a la gestión de documentación electrónica y el sistema de registro de asistencia, en la medida que se cumplan dos condiciones:
1-. Que los respectivos software cumplan con las exigencias contenidas en el dictamen N°789/15, de 16.02.2015, respecto de la documentación laboral electrónica y en los dictámenes N°1140/027, de 24.02.2016 y N°5849/133, 04.12.2017, si se trata de sistemas de registro y control de asistencia y horas de trabajo.
2-. Que la información registrada en los sistemas sea gestionada y administrada de manera separada, a fin de que cada empleador sólo tenga acceso a los antecedentes de sus trabajadores y, estos últimos, puedan acceder sin inconvenientes a sus antecedentes, para lo cual la plataforma deberá contar con las medidas de seguridad que resulten necesarias.
Cabe agregar que, aunque el sistema electrónico de registro y control de asistencia y horas de trabajo sea compartido, la responsabilidad de llevar correctamente dicho registro sigue estando radicada legalmente en el empleador, respecto de los trabajadores de su dependencia.
Finalmente, acerca de la función de control de acceso, es necesario hacer presente que, si bien en principio dicha herramienta no es parte del marco jurídico laboral, sino que corresponde a un aspecto de control y seguridad de los establecimientos, se debe precisar que el mecanismo utilizado no puede vulnerar en modo alguno los derechos de los trabajadores.
Precisado lo anterior, cabe indicar que este Servicio no ve inconveniente jurídico para que un mismo sistema electrónico satisfaga la función de control de acceso, además de control de asistencia y gestor de documentación laboral electrónica, en la medida que la solución final se ajuste a las condiciones señaladas en el presente informe.
Es todo cuanto puedo informar a usted sobre la materia consultada.
Saluda a Ud.,
ROSAMEL GUTIÉRREZ RIQUELME
ABOGADO
JEFE (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO
DIRECCIÓN DEL TRABAJO