Ord. N°821. 6 de junio 2023. Solicitud de Feriado. Medios Electrónicos

Mediante presentación del antecedente 3), la Sra. Beatriz Zumaran Vera ha requerido un pronunciamiento respecto de la posibilidad de que, tanto su solicitud de uso de su feriado legal, como la respuesta de su empleador, puedan efectuarse por medios electrónicos.

En efecto, en su comunicación la requirente indica que por problemas personales se ha debido trasladar a la Región Metropolitana en ayuda de su madre, situación que la obliga a hacer uso de su feriado.

Sin embargo, es posible inferir de la consulta que, para cursar su solicitud de uso de feriado, la empleadora requiere que la trabajadora se desplace más de 200 kilómetros de distancia.

De este modo, la consulta se refiere particularmente, como se indicó, a la posibilidad de que el proceso completo de solicitud y autorización sea realizado por medios telemáticos.

Al respecto, cabe señalar, en primer término, que no hay normas legales que establezcan formatos o solemnidades para las solicitudes de uso de feriado.

A su vez, el ordenamiento jurídico tampoco contempla el procedimiento que deben seguir los trabajadores ni los plazos a que se debe sujetar la respuesta de los empleadores.

Así las cosas, la consulta debe ser respondida interpretando la normativa legal y jurisprudencia administrativa vigente.

En tal contexto, cúmpleme informar a usted lo siguiente:

1) El inciso 2º del artículo 1º de la Ley Nº19.799, prescribe que las actividades reguladas por ese cuerpo normativo se someterán, entre otros, al principio de equivalencia del soporte electrónico al soporte de papel.

Por su parte, el inciso 1º del artículo 3° de la misma ley, explicita el referido principio, en los siguientes términos:

«Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel. Dichos actos y contratos se reputarán como escritos, en los casos en que la ley exija que los mismos consten de ese modo, y en todos aquellos casos en que la ley prevea consecuencias jurídicas cuando constan igualmente por escrito.»

Entonces, como primera conclusión, es dable indicar que por regla general todo documento que pueda constar en soporte de papel puede, a su vez, ser creado y firmado por medios electrónicos.

Ahora bien, la antedicha regla tiene tres excepciones contenidas en el inciso 2º del mismo precepto, cuyo texto es el siguiente:

«Lo dispuesto en el inciso anterior no será aplicable a los actos o contratos otorgados
o celebrados en los casos siguientes:

a) Aquellos en que la ley exige una solemnidad que no sea susceptible de cumplirse mediante documento electrónico;
b) Aquellos en que la ley requiera la concurrencia personal de alguna de las partes,
y
c) Aquellos relativos al derecho de familia.»

Sin embargo, dado que ninguna de las excepciones transcritas se refiere a la solicitud de uso de feriado, en la materia se seguiría la regla general indicada en los párrafos que anteceden.

11) Código del Trabajo: Si la requirente presta servicios en una empresa que ocupa 1O o más trabajadores, según lo dispuesto en el artículo 153 y siguientes del Código del ramo, la forma (en papel o electrónico) y detalles, como anticipación de la solicitud y plazo de respuesta del empleador, deben ser incorporados al reglamento interno de la empresa.

111) Dictamen Nº2927/58 de 28.12.2021: Acerca de esta materia, el Nº3.5 del aludido pronunciamiento, indica:

«3.5-. Firmas electrónicas. Cuando los trabajadores deban firmar electrónicamente algún documento o solicitud creado por el mismo sistema de registro y control de asistencia, por ejemplo, una solicitud de feriado o permiso 1, podrán hacerlo a través de firma electrónica simple, es decir, claves o password, biometría, etc.

Ahora bien, teniendo en consideración la importancia de dichas firmas electrónicas simples, su generación y administración siempre deberán ser entregadas a un tercero ajeno a la empleadora, vale decir, a una persona jurídica sin relación o comercial con aquella, función que puede ser asumida por el mismo prestador del servicio de control de asistencia.»

De modo que, si la empresa cuenta con un sistema de registro y control de asistencia autorizado por este Servicio podría crear la solicitud dentro de aquella suite, incluyendo la autorización del empleador.

IV) Dictamen Nº0789/15 de 16.02.2015: Si bien por un tema de asociación de materias, la solicitud de que se trata se encuentra contemplada en los sistemas de registro y control de asistencia, tampoco habría inconvenientes para que los documentos asociados a la solicitud y autorización de uso de feriado fueran contemplados en una solución de gestión de documentación laboral electrónica, la cual debe ajustarse a lo dispuesto en el Dictamen Nº0789/15.

En consecuencia, sobre la base de las normas legales citadas, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted lo siguiente:

1-. No existen impedimentos legales o administrativos para que las solicitudes de uso de feriado, así como la respuesta del empleador, puedan crearse, firmarse y gestionarse por medios electrónicos.

2-. No obstante, para proceder en la forma señalada en el número anterior, la compañía debe:

2.1-. Utilizar un sistema de registro y control de asistencia autorizado por esta Dirección, el cual debe ajustarse a las normas que a tal efecto establece el Dictamen Nº2927/58 de 28.12.2021; o

2.2-. Utilizar un sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral que se ajuste a las normas que a tal efecto establece el Dictamen Nº0789/15 de 16.02.2015

3-. Las normas sobre la forma y plazos para solicitar el feriado deben incorporarse al reglamento interno de la empresa si ella tiene 1O o más trabajadores.

Saluda a Ud.,

PABLO ZENTENO MUÑOZ
ABOGADO
DIRECTOR DEL TRABAJO